Sistem Hakkında
Taşımalı Eğitim Otomasyon Sistemi, ilkokul, lise ve özel eğitim öğrenci taşıma işlemleri ile yemek ihalesi öğün hakediş süreçlerini yöneten online bir platformdur. Sistem ilçe bazlı çalışır ve tüm süreçlerinizi dijital ortamda kolayca yönetmenizi sağlar.
Sistemin Temel Özellikleri:
- Online çalışan bulut tabanlı sistem
- İlçe bazlı yönetim yapısı
- Toplu veri girişi ve Excel desteği
- Otomatik bordro ve hakediş hesaplama
- Okul bazlı puantaj takibi
- Yemek ve özel eğitim modülleri
İlçe Oluşturma
Sisteme ilk giriş yaptığınızda yapmanız gereken en önemli adım ilçenizi tanımlamaktır. Tüm işlemler ilçe bazında yürütüldüğü için bu adım kritik öneme sahiptir.
- İhale: Hangi ihaleye bağlı olduğunu seçin
- Okul: Hangi okula hizmet verileceğini seçin
- Güzergah Adı: Mahalle veya bölge adını girin
- Öğrenci Sayısı: Tahmini öğrenci sayısını girin (örn: 14, ama 15 olma ihtimali var)
- Mesafe: Tek yön mesafeyi km cinsinden girin, çift yön kısmına "0" yazabilirsiniz
- Öğretim Türü: Lise/İlkokul için "Standart", Özel Eğitim için "Özel Eğitim" seçin
- İlçe adını eksiksiz ve doğru yazın
- Kayıt sonrası tüm işlemler bu ilçeye bağlı olacaktır
- Her kullanıcı kendi ilçesinin verilerini görebilir
İlçe Yönetimi Ekran Görüntüsü
İlçe Görevlileri Tanımlama
İlçenizde görevli personelleri sisteme ekleyin. Bu görevliler sistemde yetkilendirilecek ve ilgili işlemleri yapabileceklerdir.
- "Örnek Veri Yükle" özelliğini kullanarak hızlı başlayabilirsiniz
- Yüklenen verileri sonradan düzenleyebilirsiniz
- Görevli bilgilerini eksiksiz girin (Ad, Soyad, Telefon, E-posta)
- Yetkilendirme seviyelerini dikkatli belirleyin
İlçe Görevlileri Ekran Görüntüsü
Okul Ekleme
İlçenizdeki tüm okulları sisteme ekleyin. İster tek tek ister toplu olarak Excel ile ekleme yapabilirsiniz.
- Tek Tek Ekleme: Her okulu ayrı ayrı form ile ekleyin
- Toplu Ekleme: Excel dosyası ile tüm okulları bir seferde yükleyin
- Önizleme: Toplu ekleme yaparken önizleme özelliğini mutlaka kullanın
- Okul kodları, isimleri ve adresleri eksiksiz olmalıdır
Okul Yönetimi Ekran Görüntüsü
Yüklenici Firmaları Tanımlama
Taşıma hizmetini verecek yüklenici firmaları sisteme ekleyin. Yükleniciler, araçlar ve personeller bu firmalara bağlı olacaktır.
- Sözleşme Bilgileri: Tüm işlemler bittikten sonra mutlaka sözleşme bilgilerini ekleyin!
- Maliyet Numarası: Bordro ve hakediş belgelerinde kullanılacaktır
- Sözleşme Bedeli: Ödeme hesaplamalarında kullanılır
- Firma bilgileri (Unvan, Vergi No, Adres) eksiksiz olmalıdır
Yüklenici Yönetimi Ekran Görüntüsü
Araç Ekleme
Yüklenici firmalarına ait araçları sisteme kaydedin. Her araç mutlaka bir yükleniciye bağlı olmalıdır.
- Plaka Numarası: Zorunlu alandır ve benzersiz olmalıdır
- Motor No, Şase No: Opsiyoneldir, takip amaçlı kullanabilirsiniz
- Toplu Ekleme: Excel ile toplu araç ekleyebilirsiniz
- Önemli! Bir araç sadece bir kez sisteme eklenebilir
- Kiralık Araç Durumu: Aynı araç farklı yükleniciye geçerse, plakaya tire ekleyin (örn: 06-C-616)
- Araç kapasitesi ve özelliklerini eksiksiz girin
Araç Yönetimi Ekran Görüntüsü
Personel (Şoför ve Rehber) Ekleme
Araçlarda görev yapacak şoför ve rehber personelleri sisteme kaydedin.
- Şoför: Araç kullanan personel
- Rehber: Öğrencilere eşlik eden personel (özellikle özel eğitimde)
- Toplu Ekleme: Excel dosyası ile çoklu personel ekleyebilirsiniz
- Her personel bir yükleniciye bağlı olmalıdır
- SRC belgesi, ehliyet bilgileri gibi detaylar eklenebilir
Personel Yönetimi Ekran Görüntüsü
İhale Oluşturma
E-KAPta açılan ihaleleri sisteme kaydedin. Güzergahlar ve ödemeler bu ihalelere bağlı olacaktır.
- İhale Adı: E-KAP ihale adını kullanın
- İhale Tarihleri: Başlangıç ve bitiş tarihlerini girin
- Yüklenici Seçimi: İhaleyi kazanan yükleniciyi seçin
- Taşıma İhalesi: Normal araç sayısını girin
- Yemek İhalesi: Planlanan araç sayısına "0" yazabilirsiniz
İhale Yönetimi Ekran Görüntüsü
Güzergah Tanımlama
Öğrencilerin hangi okuldan hangi mahalleye taşınacağını belirten güzergahları oluşturun.
- Güzergah adı benzersiz olmalıdır
- Okul ve ihale seçimi zorunludur
- Öğrenci sayısı ve mesafe bilgisi girilmelidir
Güzergah Tanımlama Ekran Görüntüsü
Güzergaha Araç ve Personel Atama
Oluşturduğunuz güzergahlara çalışan personel (şoför ve rehber) ile araç ataması yapın. Bu atama bordro oluştururken kritik öneme sahiptir.
- Yüklenici Firma: İlgili yükleniciyi seçin
- Araç: Güzergahta kullanılacak aracı seçin
- Şoför: Aracı kullanacak şoförü atayın
- Rehber: Özel eğitim veya rehber gerektiren güzergahlarda rehber atayın, yoksa boş bırakın
- Günlük Sözleşme Bedeli: Sadece aracın günlük bedelini girin
- İşe Başlama Tarihi: Mutlaka girin! Sonradan başka personel atandığında öncekinin sona erme tarihi otomatik belirlenir
- Önemli! Aktif çalışanı olmayan güzergahın bordrosu oluşturulamaz
Güzergah Atama Ekran Görüntüsü
Öğrenci Ekleme ve Araç Yerleştirme (Opsiyonel)
İsterseniz öğrencileri sisteme ekleyip araçlara yerleştirebilirsiniz. Bu özellik yönetim ve takip amaçlıdır, zorunlu değildir.
- Öğrenci listelerini toplu olarak yükleyebilirsiniz
- Öğrencileri araçlara yerleştirebilirsiniz
- Araç kapasitesi kontrolü yapılır
- Öğrenci yoklama takibi yapabilirsiniz
- Araç denetim formunu otomatik oluşturabilirsiniz
Öğrenci Yönetimi Ekran Görüntüsü
Okul Puantaj Girişi
Aylık hakediş oluşturmak için öncelikle puantaj (çalışma günleri) girişi yapılmalıdır. İki farklı yöntemle puantaj girişi yapabilirsiniz.
- Okul Bazlı Giriş: Her okula giriş bilgileri verin, okullar kendi puantajlarını doldursun
- Merkezi Giriş: Siz tüm ilçe için "Otomatik Günleri Doldur" yaparak kaydedin
- Aylık İşlem: Her ay için ayrı puantaj oluşturun (Eylül, Ekim, Kasım vb.)
- Önemli! Kaydettiğiniz puantaj günleri bordro hesaplamasında kullanılacaktır
- Toplam çalışma süresi sistem tarafından otomatik hesaplanır
Puantaj Girişi Ekran Görüntüsü
Bordro Hazırlama
Puantaj girişi tamamlandıktan sonra aylık bordroları hazırlayın. Sistem, puantaj bilgilerini kullanarak otomatik hesaplama yapar.
- Filtreleme: İhale, ilçe veya okul bazında listeleme yapabilirsiniz
- Ay Seçimi: Hangi ayın bordrosunu oluşturacağınızı seçin
- Otomatik Hesaplama: Sistem puantaj günlerini kullanarak hesaplama yapar
- Sözleşme Günleri: Puantaj sayfasından girdiğiniz günler kullanılır
- Önemli! Manuel giriş yapmayın, sistem ileride puantaj günlerine bakacaktır
- Aylık Kayıt: Her ay ayrı ayrı kaydedin (Eylül, Ekim, Kasım vb.)
- Bordro kaydedildikten sonra düzenleme yapılabilir
Bordro Hazırlama Ekran Görüntüsü
Hakediş Belgesi Oluşturma
Bordro kayıtları tamamlandıktan sonra hakediş belgelerini oluşturarak ödeme emri çıkartabilirsiniz.
- İlçe/İhale Seçimi: İlçe veya ihale bazında listeleme yapın
- Tüm Belgeler: Tüm belgeleri toplu olarak oluşturabilirsiniz
- Ödeme Emri: Oluşturulan belgelerden ödeme emri çıkartın
- PDF Çıktısı: Hakediş belgeleri PDF formatında indirilir
- Maliyet numaraları ve sözleşme bedelleri otomatik gelir
- Ceza kesintileri varsa otomatik düşülür
Hakediş Belgesi Ekran Görüntüsü
Özel Eğitim Bordro Hazırlama
Özel eğitim öğrencileri için ayrı bordro oluşturun. İşlem mantığı normal taşıma ile aynıdır.
- Güzergah oluştururken "Özel Eğitim" seçeneğini işaretleyin
- Mutlaka rehber personel atayın
- Aylık bordroları ayrı olarak kaydedin
- Puantaj girişi aynı şekilde yapılır
- Hesaplama yöntemi standart taşıma ile aynıdır
Özel Eğitim Bordro Ekran Görüntüsü
Özel Eğitim Hakediş Oluşturma
Özel eğitim bordroları kaydedildikten sonra hakediş belgelerini oluşturun.
- İşlem adımları standart hakediş ile aynıdır
- Özel eğitim ihalesi için ayrı belgeler oluşturulur
- Ödeme emri ayrı olarak düzenlenir
Özel Eğitim Hakediş Ekran Görüntüsü
Yemek İhalesi Oluşturma
Yemek ihalesi için öncelikle ihale yönetiminden yemek ihalesi oluşturun, ardından buradan detaylarını kaydedin.
- 1. Adım: İhale Yönetiminden yemek ihalesi ekleyin
- 2. Adım: Yemek İhale Yönetiminden ihale detaylarını kaydedin
- Yemek ihalesi mutlaka bir ana ihaleye bağlı olmalıdır
- Öğün sayıları, fiyatlar ve dönem bilgilerini girin
- Okul listelerini seçin
Yemek İhalesi Ekran Görüntüsü
Yemek Bordro Hazırlama
Yemek ihalesi için aylık bordroları oluşturun. Öğün sayılarına göre hesaplama yapılır.
- Ay seçimi yapın (Eylül, Ekim vb.)
- Öğün sayılarını girin veya otomatik hesaplansın
- Her ay ayrı ayrı kaydedin
- Sistem öğün başı fiyat ile çarparak hesaplama yapar
Yemek Bordro Ekran Görüntüsü
Yemek Hakediş Oluşturma
Yemek bordroları kaydedildikten sonra hakediş belgelerini otomatik olarak oluşturun.
- Tüm belgeleri toplu oluşturabilirsiniz
- PDF formatında ödeme belgeleri alırsınız
- Yemek cezaları varsa otomatik düşülür
Yemek Hakediş Ekran Görüntüsü
Ceza Kayıt ve Yönetimi
Yüklenicilere yazılan sözleşme ihlali cezalarını sisteme kaydedin. Cezalar hakediş hesaplamalarında otomatik olarak düşülür.
- Ceza Tarihi Kritik! Hangi ay bordrosuna işlemek isterseniz, ceza tarihi o ay aralığında olmalıdır
- Otomatik Kesim: İlkokul ve özel eğitimde cezalar hangi ay yazılmışsa o aydan otomatik kesilir
- Manuel Ekleme: İsterseniz bordroya manuel de ekleyebilirsiniz
- Yönetilebilir Uyarı: Uyarı sistemleri için cezaları buradan yönetin
- Ceza türü, tutarı ve açıklaması eksiksiz girilmelidir
- Yüklenici firmaya bildirim gönderilir
Ceza İşlemleri Ekran Görüntüsü
Genel İpuçları ve Önemli Hatırlatmalar
- Sıralı İlerleme: Adımları sırasıyla takip edin. Örneğin, yüklenici olmadan araç ekleyemezsiniz.
- Toplu İşlemler: Excel dosyaları ile toplu veri girişi yaparak zaman kazanın.
- Önizleme Kullanın: Toplu işlemlerde mutlaka önizleme özelliğini kullanın.
- Sözleşme Bilgileri: Yüklenici sözleşme bilgilerini eksiksiz girin, bordro ve hakediş için gereklidir.
- Puantaj Önceliği: Bordro oluştururken manuel giriş yapmayın, puantaj verilerini kullanın.
- Aylık Kayıtlar: Her ay için ayrı bordro ve hakediş kayıtları tutun.
- Ceza Tarihleri: Ceza tarihlerini doğru girin, yanlış ay bordrolarına işlenebilir.
- Yedekleme: Önemli verilerinizi düzenli olarak yedekleyin.